Почти. Дословно «чек-лист» переводится как «проверочный/контрольный список». Стандартно это перечень пунктов, напротив которых ставятся галочки — когда тот или иной будет выполнен. Так легко отследить, что и в каком объёме осталось сделать.
Сначала чек-листы использовались только в технических отраслях, чтобы проверить выполнение сложных задач — например, готовность самолёта к взлёту.
Что такое хороший чек-лист и как его составить
Сейчас этот простой и удобный инструмент проник буквально во все сферы жизни. В интернете можно найти чек-лист хорошего сайта, настройки таргета или подготовки к свадьбе. Но чек-листами всё-таки нельзя назвать запись из ежедневника или пошаговый план по захвату мира.
Пошаговый план — это инструкция. В этом формате важен порядок действий: одно должно в точности следовать за другим. В чек-листе последовательность не имеет значения, главное — выполнить все пункты (или, по крайней мере, большинство).
От записи в ежедневнике чек-лист отличается универсальностью. Он не требует постоянных обновлений или дополнений, так как создаётся для проверок повторяющихся процессов. А планы на день могут меняться от раза к разу. Но вот список полезной рутины или ежедневных обязанностей уже можно превратить в чек-лист. Например, сделать трекер привычек.
Да, хотя различия незначительные. Трекеры — инструменты для внедрения полезных привычек или избавления от вредных. Они позволяют отслеживать, насколько регулярно выполняются одни и те же действия на протяжении длительного времени. Например, если мы хотим ежедневно «выпивать 1,5 литра воды» или «читать книги в течение 30 минут минимум».
Есть чек-листы из разряда «не забыть», или памятки. Список покупок в магазине — типичная памятка. Некоторые списки работают по принципу «прочитай — сделай». Например, это может быть чек-лист по составлению резюме. Пункты там больше похожи на советы, а цель такого списка — рассказать читателю о возможных способах и лайфхаках.
Ещё один вариант — чек-листы «прочитай — соотнеси с собой». Обычно это списки признаков, по которым можно определить то или иное явление. Например, распознать манипулятора или заметить надвигающуюся депрессию.
Отдельно стоит выделить развлекательные чек-листы. Они несут не практическую или информационную ценность, а скорее удовольствие от чтения и проставления галочек (часто мысленного). К ним можно отнести списки различных идей: от «осенних дел» и новых сериалов до шутливого чек-листа студента.
Даже популярные буллшит-бинго можно приписать к чек-листам. У них другая форма, но тот же принцип: услышал фразу — ставишь галочку.
Вовсе нет — создавать чек-листы может кто угодно. Можно составить памятку в обычном Word и даже от руки нарисовать трекер привычек. Главное, чтобы чек-лист эффективно применялся на практике, а для этого автор должен достаточно хорошо разбираться в теме.
Однако оформление — тоже важная часть. Работать с красивым документом гораздо приятнее, грамотный дизайн помогает быстрее сориентироваться. Но необязательно нанимать дизайнера, — есть бесплатные конструкторы.
Чек-лист удобен не только как прикладной инструмент проверки каких-либо процессов, но и как инфопродукт. Он достаточно быстро создаётся, красиво выглядит, легко распространяется. Такой формат контента привлекает аудиторию не хуже, чем подборка или инструкция.
К тому же, в отличие от статьи в блоге или поста в соцсети, чек-лист легко «отдать» пользователю в виде файла, а за его скачивание попросить контакты (то есть использовать чек-лист как лид-магнит).
Когда пользователь сообщит свою почту и/или телефон, ему можно отправлять рассылки с выгодными предложениями, персональными скидками, подробными рассказами о продуктах компании. И тем самым подталкивать к покупке.
Иногда чек-лист идёт как дополнение, когда человек уже выполнил целевое действие: например, сделал заказ или зарегистрировался. Тогда он не основная мотивация клиента, а приятный бонус.
А развлекательные чек-листы хороши в соцсетях: могут стимулировать сохранения и шеры, становиться вирусными.
Конечно! Итак, если вы составляете свой чек-лист, то убедитесь, что:
- определены цель и ЦА чек-листа. Чек-лист помогает ничего не забыть, дать новую информацию или поднять настроение? Он актуален для фрилансеров с детьми или студентов-первокурсников?
- заголовок отражает тему. А заодно и то, что выше. «Что взять на отдых» и «Что взять на отдых с ребёнком» — списки для разных целевых аудиторий;
- пункты расположены по хронологии или приоритету, но не вразнобой. Должны быть логика и структура;
- сложные задачи разбиты на подпункты и объединены в тематические разделы. Один пункт — одно действие;
- пункты лаконичны и понятны. При необходимости к ним можно добавить краткие пояснения;
- выдержан формат. Памятка по подготовке аккаунта к рекламе не должна превращаться в советы по грамотному SMM или обзор трендов в оформлении ленты;
- охвачены и раскрыты все ключевые вопросы по теме. Если список получается слишком объёмным и разнородным — возможно, тему стоит сузить;
- личные предпочтения и незначительные детали опущены. Чем более универсальным будет чек-лист, тем лучше.
Чек-лист: что это такое, как его составить и правильно вести
Что такое чек-лист — известно каждому пилоту. Собственно, авиация — это и есть, как принято считать, та отрасль, которая дала миру чек-листы.
В своё время авиаторы поняли — процесс управления летательными аппаратами настолько усложнился, что для обеспечения безопасности полётов просто необходимо дополнительное средство контроля даже малейших процедур. Внимание: в конце статьи бонус для маркетологов.
До сих пор использование чек-листов или, на русский манер, контрольных карт — обязанность пилотов, в то время как подавляющее большинство специалистов может позволить себе роскошь пренебрегать ими.
Отдельные карты на запуск двигателей, руление, взлёт и так далее — необходимое условие обеспечения сохранности человеческих жизней. То же можно сказать и про хирургов, в работе которых приходится учитывать десятки критически важных факторов подготовки и проведения операций.
Что такое чек-лист
Что это всё-таки за предмет, который отвечает за жизни людей? Чек-лист — это список пунктов, составленный в произвольном виде — в блокноте, на смартфоне или маркерной доске. Обычно это, как выразились бы специалисты по базам данных, два поля — булева переменная и string. Хорошо, попроще — словесное описание процедуры и отметка «сделано».
Перед выполнением процедур, галочка ещё не проставлена, есть только список. По мере выполнения задач или проверки условий из списка, вы отмечаете пункты удобным для себя знаком, свидетельствующим о том, что проверка пройдена, действие совершено.
Причём, как можно понять из уточнений, существует много различных видов чеклистов. В контексте сферы применения бывают бытовые и профессиональные списки дел. По типу пунктов можно выделить проверку условий и постановку задач для выполнения. Один пункт — одна задача, так как именно в целях концентрации внимания используются подобные списки.
Чем он отличается от других списков
Чек-листы часто путают с гайдами, списками дел и пошаговым планом. Посмотрим, в чем отличие листов от этих способов планирования.
От гайда
Гайд — это своего рода рекомендации. Она включает в себя действия, которые нужно совершать в определенной последовательности, например, гайд по выпечке или по использованию Фотошопа. У руководства могут быть различные варианты действий (разные ингредиенты или способы получения результата).
От списка дел
Список дел составляется для каждой конкретной задачи. Например, покупка продуктов, оборудования, мытье посуды в случае с приготовлением торта. Список дел характеризуется возможностью сосредоточиться на делах, которые нужно сделать здесь и сейчас. При этом порядок действий не имеет значения.
От пошагового плана
Пошаговый план — это поэтапная инструкция, которой необходимо строго придерживаться для получения результата. Здесь нельзя отменить или перенести следующий пункт, так как важна установленная последовательность действий.
Функции чек-листов
Главная функция чек-листов — наводить порядок в расписании. Они нужны для того, чтобы:
- зафиксировать все бытовые и рабочие задачи;
- выполнить их в срок;
- отслеживать результат или прогресс в задаче.
Область применения
Среди бытовых примеров легко подобрать несколько, только вспомнив себя и свою семью. Например, чек-листы сбора портфеля для ребёнка:
- Дневник
- Пенал
- Папка с тетрадями
- Учебники
- Сменная обувь
Чек-лист выхода из квартиры для делового человека:
- Кошелёк
- Ключи
- Паспорт
- Ручка
- Визитки
- Гарнитура
Те, кто самостоятельно планирует свой отпуск, наверняка прекрасно знают процедуру получения шенгенской визы:
- Анкета
- Фото
- Справка с работы
- Копии трудовой книжки
- Выписка с банковского счёта
- Бронь жилья
- Бронь транспорта
Такой подход помогает быть более организованным и собранным.
Назначение
Если для достижения какого-либо результата вам необходимо проделать последовательность действий, может пригодиться план. Пошаговый план действий, записанный на носителе, будь то смартфон или блокнот, станет отличным чек-листом.
Для домохозяйки это может быть рецепт приготовления обеда. Листок бумаги, на котором записан алгоритм действий — «залить воду в кастрюлю», «томить в духовке полчаса» и другие — наиболее знакомый и проверенный временем подход.
Команда инженеров на линии сборки сложной техники обязательно пользуется инструкцией, где прописана последовательность действий. Когда речь идёт о высокотехнологичных проектах, ошибки недопустимы.
- Средства контроля параметров
Разница может быть едва уловимой, но всё же существует своя специфика у процессов, которые требуют не выполнения чётких действий для получения конкретного итога, а, скорее, проверки состояния систем.
Чаще это касается чек-листов, в которых последовательность выполнения пунктов может не быть критичной, как, например, со списком продуктов в магазине — вам не обязательно покупать их в строгом порядке. Основное назначение таких чек-листов — напомнить, что именно нужно сделать, или в каком состоянии должна находиться та или иная система.
Веб-мастер может самостоятельно изготовить себе чек-лист по настройке новой рекламной кампании. Документ позволит проконтролировать, количество объявлений, группы объявлений, бюджеты и аудитории, все ли площадки запущены.
Следить за результатами рекламной кампании проще всего на одной платформе. Аналитическая платформа Calltouch с удобными и понятными отчетами по продажам и расходам помогает не только контролировать процесс, но и увеличить прибыль бизнеса.
Немало людей чувствительных, да и вполне обычных знают на собственном опыте, как тяжело и временами страшно приступать к одной большой задаче. Тем не менее, как говорится, слона надо есть по кусочкам.
Чек-лист, в котором задача декомпозирована на более мелкие, помогает решиться и мотивировать себя поэтапным прогрессом. Задача становится всё более лёгкой и менее пугающей по мере того, как строки с микро-задачами заполняются галочками.
Также чек-листы можно применять для выработки полезных привычек. Составьте себе ежедневный план по правильному питанию или физической активности. Так будет легче контролировать себя и достигать успехов.
Для более комплексного подхода к личной эффективности, обратите внимание на материал Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни.
Внедрение чек-листов часто встречает сопротивление со стороны исполнителей, которые не хотят чувствовать себя роботами. Идеально сначала «продать» им идею использования чек-листов.
Пояснить, что чек-лист не автоматизирует их деятельность и не принижает опыт, профессионализм и компетенции, а наоборот освобождает мозг исполнителя от рутинных действия, позволяя сконцентрироваться на более сложных или творческих задачах.
Ситуации
- Выполнение задач. Самый распространённый вид чек-листов. Используются, чтобы описать порядок шагов, ведущих к достижению цели. Не годятся для экстренных ситуаций.
- Экстренные. Для критических событий используются специфические чек-листы. Говоря, опять же, о знакомых нам пилотах гражданской и военной авиации, можно упомянуть, что у них есть не только взлётно-посадочные чек-листы, но и алгоритмы действий на случай отказа двигателя или ухода на второй круг при неудавшейся посадке.
- Координация. Такие чек-листы пригодятся, чтобы помочь сработаться команде, не знакомой с процессом и в которой люди могут не знать друг друга.
- Выработка дисциплины. Выше уже упомянуты чек-листы мотивации — собственно, речь о том же.
- Срочные действия. Так называемые To-Do листы для экспресс-выполнения задач.
Что такое чек лист
Чек-лист – это список действий, проверок, мероприятий, который помогает проконтролировать практически любой процесс: будь то запуск какой-то машины или проверка работы дизайнера.
Он помогает избежать ошибок в повторяющихся циклах действий, избавляет голову от лишней нагрузки, экономит время и помогает помнить обо всем. С чек-листом у вас всегда будет руководство, которое поможет сделать все правильно и максимально эффективно.
Мы подготовили развернутую статью о чек-листах, в которой рассказываем как использовать такую форму самомотивации и контроля персонала.
Разновидности две:
1. Сделай и проверь
Do-confirm используется для проверки своей или чужой работы опытными исполнителями.
2. Прочитай и сделай
Read-do – для новичков, которым пока не знаком такой инструмент.
Чтобы составить грамотный чек-лист, важно соблюдать три правила:
- Предусмотрите для одного пункта одно единственное действиеПростота – важная составляющая успеха чек-листа. Одно действие – один пункт. Так проходить по списку задач проще.Пример: написать текст, вычитать на ошибки, разместить на сайте – это три отдельных действия и в чек-листе они будут в разных пунктах:
- написать
- вычитать
- разместить
Не компануйте разные задачи в один пункт, даже если помимо работы с текстом есть дополнительные задачи.
- Напишите пункты в утвердительной или повелительной формеФормат зависит от вида чек-листа: Do-confirm (сделай и проверь) или read-do (прочитай и сделай). Пример сделай и проверь:
- заказал буклеты
- забрал
- раздал промоутерам
Пример прочитай и сделай:
- закажи буклеты
- забери
- раздай промоутерам
- Постарайтесь вместить весь цикл в 20 пунктовЕсли нужно больше пунктов, значит, задача сложная и многосоставная, разбейте ее на мелкие подзадачи и для каждой из них сделайте свой чек-лист.
- Оформляйте чек-лист лаконично.2-5 слов на один пункт.
- Выстраивайте логичную последовательностьНа упрощенном примере:
- взял бутылку с лимонадом из холодильника
- открыл
- выпил
- Не делайте чек-лист слишком развернутымМожно указать основные моменты, для крупных задач лучше создавать свои чек-листы.
- Сложные чек-листы оформляйте цветомДля одной важной задачи свой цвет.сделал буклеты:
- нашел, у кого заказать
- заказал
- согласовал
- забрал
раздал промоутерам:
- отдал Даше
- отдал Сергею
- отдал Ване
Так чек-лист становится более понятным и логичным.
- Дополните чек-лист срокамиТак выполнение задач будет точно попадать в дедлайны.
- Сделайте чек-лист в виде таблицы, так он будет более наглядным
Чек-листы могут использовать при решении любых задач: бытовых или рабочих.
Область применения
В быту:
- Чек-лист для сборов в отпуск (что взять и ничего не забыть):нашел место:
- купил билеты
- забронировал номер
- забронировал транспорт
собрал вещи:
- документы
- личные принадлежности
- плейер
- 3 майки
- плавки
- Чек-лист для ежедневного выхода из дома:
- кошелек
- ключи от квартиры
- ключи от машины
- паспорт
- визитница
- гарнитура
- телефон/плейер
- Порядок действий по установки приложений:
- скачать приложение
- запустить установочный файл двойным кликом мыши
- выбрать папку для установки
- нажать на кнопку установить
Подобный чек-лист очень актуально использовать для обучения пожилых родителей использованию компьютера. Желательно подкрепить его изображениями. Используя чек-листы в быту вы станете более организованным.
На работе:
- Проверить доставку
- открыть CRM
- посмотреть заказы в обработке
- посмотреть доставленные
- сделать сводную таблицу по эффективности и скорости доставки.
- Проверить работу подрядчиков:
- проверить почту
- найти письмо от SEO-шника
- посмотреть отчет
- проверить метрику на посещаемость
- дать обратную связь
- оплатить работу
Примеры для жизни и работы:
- Перечень ошибокПравила наоборот для проверки выполнения работы. Такой перечень поможет вспомнить о часто встречающихся ошибках. Его можно использовать для проверки работы подрядчиков.
- ЛайфхакиПолезно использовать и в работе, и дома. Список приемов можно расширять, а заглядывая в такой чек-лист, вы будете черпать вдохновение, ничего не забудете и будете выполнять работу по дому или в офисе быстрее и качественнее.
- Список критериевАктуально использовать при выборе какого-то продукта или услуги. Этот чек-лист поможет при общении с менеджером по продажам, вы найдете лучший продукт, отвечающий важнейшим запросам.
Назначение чек-листов
Чек-листы применяются для трех целей:
- Руководство к действию Когда задача многосоставная и для ее достижения нужно выполнить несколько действий, чек-лист становится незаменимым инструментом, который помогает сконцентрироваться и ничего не забыть. Такие инструкции создаются для пошагового выполнения какого-то процесса, состоящего из нескольких пунктов.Бытовые примеры:
- рецепт на клочке бумаги на кухне – чек-лист
- инструкция по сборке мебели – тоже чек-лист
- Средство контроля Когда нужно отследить выполнение каких-либо действий. В таких чек-листах последовательность, как правило, не имеет никакого значения. А вот сами пункты помогают ничего не забыть. Простой пример такого чек-листа – список покупок.
- Инструмент мотивации Любой чек-лист – это инструмент, который разбивает большую глобальную задачу на множество мелких. Говорят, большого слона нужно есть по кусочкам. Список задач – те самые кусочки.С чек-листом пропадает страх перед глобальной задачей, подходит к ее разрешению легче, это не вызывает негатива.
Ситуативное использование
Чек-листы пригодятся для:
- Выполнения комплексных задач. Это самые распространенные чек-листы. Применяются для описания шагов ведущих к достижению главной цели
- Экстренных мер. Такие списки мероприятий используются в экстремальных ситуациях. Например, в авиации у пилотов есть чек-листы на разные случаи, в том числе критические: отказ одного из двигателей, заход на второй круг для посадки
- Координации работы большой команды. Когда нужно объединить команду из незнакомых людей, например фрилансеров, для них актуально составить такой чек-лист. Каждый будет знать на каком этапе работ ему нужно вступать и что делать
- Срочных действий. Когда дедлайн поджимает, To-Do листы становятся незаменимыми. Расстановка сроков на каждую задачу поможет не пропустить срок
Любой чек-лист полезен, особенно в тех случаях, когда задач непочатый край и нужно избавить себя от лишних мыслей. Последовательный список задач освободит оперативную память мозга для более важных задач.
Преимущества использования
Используя чек-листы, вы:
- Повысите производительность труда. Вам не придется держать в голове второстепенные детали. Все задачи уже закреплены в чек-листе, нужно просто следовать привычному алгоритму действий, проверяя каждое действие
- Снизите количество ошибок в работе. Двигаясь по плану, риски совершить ошибку минимальны. Они есть, но вероятность такого допущения значительно ниже, чем при работе без чек-листа
- Будете легче передавать задачи сотрудникам. Можно делегировать целый пласт работ: просто скопируйте несколько пунктов в чек-листе и отдайте готовое техническое задание члену команды
- Станете более дисциплинированным работником. Дисциплина, по своей сути, – регулярные действия, которые приносят результат. Чек-лист – тот самый алгоритм, который выработает порядок в делах
- Упростите контроль выполнения задач. С четким алгоритмом проверять любую работу легко
Автоматизация и алгоритмизация рабочих процессов – путь к повышению эффективности и качества выполнения работ.
Чек-листы – полезный инструмент для любого человека в быту и на работе. Они упрощают работу, помогают систематизировать процессы и не забыть о важном. Берите на вооружение полезные техники и учитесь применять. Увидите, через несколько недель, без чек-листов жизнь будет не та.