Как составить чек-лист для организации?

Почти. Дословно «чек-лист» переводится как «проверочный/контрольный список». Стандартно это перечень пунктов, напротив которых ставятся галочки — когда тот или иной будет выполнен. Так легко отследить, что и в каком объёме осталось сделать.

Сначала чек-листы использовались только в технических отраслях, чтобы проверить выполнение сложных задач — например, готовность самолёта к взлёту.

Что такое хороший чек-лист и как его составить

Чек-лист: что это такое, какие виды бывают, как его составить, оформить и вести

Сейчас этот простой и удобный инструмент проник буквально во все сферы жизни. В интернете можно найти чек-лист хорошего сайта, настройки таргета или подготовки к свадьбе. Но чек-листами всё-таки нельзя назвать запись из ежедневника или пошаговый план по захвату мира.

Пошаговый план — это инструкция. В этом формате важен порядок действий: одно должно в точности следовать за другим. В чек-листе последовательность не имеет значения, главное — выполнить все пункты (или, по крайней мере, большинство).

От записи в ежедневнике чек-лист отличается универсальностью. Он не требует постоянных обновлений или дополнений, так как создаётся для проверок повторяющихся процессов. А планы на день могут меняться от раза к разу. Но вот список полезной рутины или ежедневных обязанностей уже можно превратить в чек-лист. Например, сделать трекер привычек.

Да, хотя различия незначительные. Трекеры — инструменты для внедрения полезных привычек или избавления от вредных. Они позволяют отслеживать, насколько регулярно выполняются одни и те же действия на протяжении длительного времени. Например, если мы хотим ежедневно «выпивать 1,5 литра воды» или «читать книги в течение 30 минут минимум».

Есть чек-листы из разряда «не забыть», или памятки. Список покупок в магазине — типичная памятка. Некоторые списки работают по принципу «прочитай — сделай». Например, это может быть чек-лист по составлению резюме. Пункты там больше похожи на советы, а цель такого списка — рассказать читателю о возможных способах и лайфхаках.

Ещё один вариант — чек-листы «прочитай — соотнеси с собой». Обычно это списки признаков, по которым можно определить то или иное явление. Например, распознать манипулятора или заметить надвигающуюся депрессию.

Отдельно стоит выделить развлекательные чек-листы. Они несут не практическую или информационную ценность, а скорее удовольствие от чтения и проставления галочек (часто мысленного). К ним можно отнести списки различных идей: от «осенних дел» и новых сериалов до шутливого чек-листа студента.

Даже популярные буллшит-бинго можно приписать к чек-листам. У них другая форма, но тот же принцип: услышал фразу — ставишь галочку.

Чек-лист: что это такое, какие виды бывают, как его составить, оформить и вестиВовсе нет — создавать чек-листы может кто угодно. Можно составить памятку в обычном Word и даже от руки нарисовать трекер привычек. Главное, чтобы чек-лист эффективно применялся на практике, а для этого автор должен достаточно хорошо разбираться в теме.

Однако оформление — тоже важная часть. Работать с красивым документом гораздо приятнее, грамотный дизайн помогает быстрее сориентироваться. Но необязательно нанимать дизайнера, — есть бесплатные конструкторы.

Чек-лист удобен не только как прикладной инструмент проверки каких-либо процессов, но и как инфопродукт. Он достаточно быстро создаётся, красиво выглядит, легко распространяется. Такой формат контента привлекает аудиторию не хуже, чем подборка или инструкция.

К тому же, в отличие от статьи в блоге или поста в соцсети, чек-лист легко «отдать» пользователю в виде файла, а за его скачивание попросить контакты (то есть использовать чек-лист как лид-магнит).

Когда пользователь сообщит свою почту и/или телефон, ему можно отправлять рассылки с выгодными предложениями, персональными скидками, подробными рассказами о продуктах компании. И тем самым подталкивать к покупке.

Чек-лист: что это такое, какие виды бывают, как его составить, оформить и вести

Иногда чек-лист идёт как дополнение, когда человек уже выполнил целевое действие: например, сделал заказ или зарегистрировался. Тогда он не основная мотивация клиента, а приятный бонус.

А развлекательные чек-листы хороши в соцсетях: могут стимулировать сохранения и шеры, становиться вирусными.

Конечно! Итак, если вы составляете свой чек-лист, то убедитесь, что:

  • определены цель и ЦА чек-листа. Чек-лист помогает ничего не забыть, дать новую информацию или поднять настроение? Он актуален для фрилансеров с детьми или студентов-первокурсников?
  • заголовок отражает тему. А заодно и то, что выше. «Что взять на отдых» и «Что взять на отдых с ребёнком» — списки для разных целевых аудиторий;
  • пункты расположены по хронологии или приоритету, но не вразнобой. Должны быть логика и структура;
  • сложные задачи разбиты на подпункты и объединены в тематические разделы. Один пункт — одно действие;
  • пункты лаконичны и понятны. При необходимости к ним можно добавить краткие пояснения;
  • выдержан формат. Памятка по подготовке аккаунта к рекламе не должна превращаться в советы по грамотному SMM или обзор трендов в оформлении ленты;
  • охвачены и раскрыты все ключевые вопросы по теме. Если список получается слишком объёмным и разнородным — возможно, тему стоит сузить;
  • личные предпочтения и незначительные детали опущены. Чем более универсальным будет чек-лист, тем лучше.

Чек-лист: что это такое, как его составить и правильно вести

Что такое чек-лист — известно каждому пилоту. Собственно, авиация — это и есть, как принято считать, та отрасль, которая дала миру чек-листы.

В своё время авиаторы поняли — процесс управления летательными аппаратами настолько усложнился, что для обеспечения безопасности полётов просто необходимо дополнительное средство контроля даже малейших процедур. Внимание: в конце статьи бонус для маркетологов.

До сих пор использование чек-листов или, на русский манер, контрольных карт — обязанность пилотов, в то время как подавляющее большинство специалистов может позволить себе роскошь пренебрегать ими.

Читайте также:  Узнаем, как набрать подписчиков в Инстаграм

Отдельные карты на запуск двигателей, руление, взлёт и так далее — необходимое условие обеспечения сохранности человеческих жизней. То же можно сказать и про хирургов, в работе которых приходится учитывать десятки критически важных факторов подготовки и проведения операций.

Чек-лист: что это такое, какие виды бывают, как его составить, оформить и вести

Что такое чек-лист

Что это всё-таки за предмет, который отвечает за жизни людей? Чек-лист — это список пунктов, составленный в произвольном виде — в блокноте, на смартфоне или маркерной доске. Обычно это, как выразились бы специалисты по базам данных, два поля — булева переменная и string. Хорошо, попроще — словесное описание процедуры и отметка «сделано».

Перед выполнением процедур, галочка ещё не проставлена, есть только список. По мере выполнения задач или проверки условий из списка, вы отмечаете пункты удобным для себя знаком, свидетельствующим о том, что проверка пройдена, действие совершено.

Причём, как можно понять из уточнений, существует много различных видов чеклистов. В контексте сферы применения бывают бытовые и профессиональные списки дел. По типу пунктов можно выделить проверку условий и постановку задач для выполнения. Один пункт — одна задача, так как именно в целях концентрации внимания используются подобные списки.

Чем он отличается от других списков

Чек-листы часто путают с гайдами, списками дел и пошаговым планом. Посмотрим, в чем отличие листов от этих способов планирования.

От гайда

Гайд — это своего рода рекомендации. Она включает в себя действия, которые нужно совершать в определенной последовательности, например, гайд по выпечке или по использованию Фотошопа. У руководства могут быть различные варианты действий (разные ингредиенты или способы получения результата).

От списка дел

Список дел составляется для каждой конкретной задачи. Например, покупка продуктов, оборудования, мытье посуды в случае с приготовлением торта. Список дел характеризуется возможностью сосредоточиться на делах, которые нужно сделать здесь и сейчас. При этом порядок действий не имеет значения.

От пошагового плана

Пошаговый план — это поэтапная инструкция, которой необходимо строго придерживаться для получения результата. Здесь нельзя отменить или перенести следующий пункт, так как важна установленная последовательность действий.

Функции чек-листов

Главная функция чек-листов — наводить порядок в расписании. Они нужны для того, чтобы:

  • зафиксировать все бытовые и рабочие задачи;
  • выполнить их в срок;
  • отслеживать результат или прогресс в задаче.

Чек-лист: что это такое, какие виды бывают, как его составить, оформить и вести

Область применения

Среди бытовых примеров легко подобрать несколько, только вспомнив себя и свою семью. Например, чек-листы сбора портфеля для ребёнка:

  • Дневник
  • Пенал
  • Папка с тетрадями
  • Учебники
  • Сменная обувь

Чек-лист выхода из квартиры для делового человека:

  • Кошелёк
  • Ключи
  • Паспорт
  • Ручка
  • Визитки
  • Гарнитура

Те, кто самостоятельно планирует свой отпуск, наверняка прекрасно знают процедуру получения шенгенской визы:

  • Анкета
  • Фото
  • Справка с работы
  • Копии трудовой книжки
  • Выписка с банковского счёта
  • Бронь жилья
  • Бронь транспорта

Такой подход помогает быть более организованным и собранным.

Чек-лист: что это такое, какие виды бывают, как его составить, оформить и вести

Назначение

Если для достижения какого-либо результата вам необходимо проделать последовательность действий, может пригодиться план. Пошаговый план действий, записанный на носителе, будь то смартфон или блокнот, станет отличным чек-листом.

Для домохозяйки это может быть рецепт приготовления обеда. Листок бумаги, на котором записан алгоритм действий — «залить воду в кастрюлю», «томить в духовке полчаса» и другие — наиболее знакомый и проверенный временем подход.

Команда инженеров на линии сборки сложной техники обязательно пользуется инструкцией, где прописана последовательность действий. Когда речь идёт о высокотехнологичных проектах, ошибки недопустимы.

  • Средства контроля параметров

Разница может быть едва уловимой, но всё же существует своя специфика у процессов, которые требуют не выполнения чётких действий для получения конкретного итога, а, скорее, проверки состояния систем.

Чаще это касается чек-листов, в которых последовательность выполнения пунктов может не быть критичной, как, например, со списком продуктов в магазине — вам не обязательно покупать их в строгом порядке. Основное назначение таких чек-листов — напомнить, что именно нужно сделать, или в каком состоянии должна находиться та или иная система.

Чек-лист: что это такое, какие виды бывают, как его составить, оформить и вести

Веб-мастер может самостоятельно изготовить себе чек-лист по настройке новой рекламной кампании. Документ позволит проконтролировать, количество объявлений, группы объявлений, бюджеты и аудитории, все ли площадки запущены.

Следить за результатами рекламной кампании проще всего на одной платформе. Аналитическая платформа Calltouch с удобными и понятными отчетами по продажам и расходам помогает не только контролировать процесс, но и увеличить прибыль бизнеса.

Читайте также:  Как сделать артикул товара?

Немало людей чувствительных, да и вполне обычных знают на собственном опыте, как тяжело и временами страшно приступать к одной большой задаче. Тем не менее, как говорится, слона надо есть по кусочкам.

Чек-лист, в котором задача декомпозирована на более мелкие, помогает решиться и мотивировать себя поэтапным прогрессом. Задача становится всё более лёгкой и менее пугающей по мере того, как строки с микро-задачами заполняются галочками.

Также чек-листы можно применять для выработки полезных привычек. Составьте себе ежедневный план по правильному питанию или физической активности. Так будет легче контролировать себя и достигать успехов.

Для более комплексного подхода к личной эффективности, обратите внимание на материал Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни.

Внедрение чек-листов часто встречает сопротивление со стороны исполнителей, которые не хотят чувствовать себя роботами. Идеально сначала «продать» им идею использования чек-листов.

Пояснить, что чек-лист не автоматизирует их деятельность и не принижает опыт, профессионализм и компетенции, а наоборот освобождает мозг исполнителя от рутинных действия, позволяя сконцентрироваться на более сложных или творческих задачах.

Ситуации

  • Выполнение задач. Самый распространённый вид чек-листов. Используются, чтобы описать порядок шагов, ведущих к достижению цели. Не годятся для экстренных ситуаций.
  • Экстренные. Для критических событий используются специфические чек-листы. Говоря, опять же, о знакомых нам пилотах гражданской и военной авиации, можно упомянуть, что у них есть не только взлётно-посадочные чек-листы, но и алгоритмы действий на случай отказа двигателя или ухода на второй круг при неудавшейся посадке.
  • Координация. Такие чек-листы пригодятся, чтобы помочь сработаться команде, не знакомой с процессом и в которой люди могут не знать друг друга.
  • Выработка дисциплины. Выше уже упомянуты чек-листы мотивации — собственно, речь о том же.
  • Срочные действия. Так называемые To-Do листы для экспресс-выполнения задач.

Что такое чек лист

Чек-лист – это список действий, проверок, мероприятий, который помогает проконтролировать практически любой процесс: будь то запуск какой-то машины или проверка работы дизайнера.

Он помогает избежать ошибок в повторяющихся циклах действий, избавляет голову от лишней нагрузки, экономит время и помогает помнить обо всем. С чек-листом у вас всегда будет руководство, которое поможет сделать все правильно и максимально эффективно.

Мы подготовили развернутую статью о чек-листах, в которой рассказываем как использовать такую форму самомотивации и контроля персонала.

Разновидности две:

1. Сделай и проверь

Do-confirm используется для проверки своей или чужой работы опытными исполнителями.

2. Прочитай и сделай

Read-do – для новичков, которым пока не знаком такой инструмент.

Чтобы составить грамотный чек-лист, важно соблюдать три правила:

  1. Предусмотрите для одного пункта одно единственное действиеПростота – важная составляющая успеха чек-листа. Одно действие – один пункт. Так проходить по списку задач проще.Пример: написать текст, вычитать на ошибки, разместить на сайте – это три отдельных действия и в чек-листе они будут в разных пунктах:
    • написать
    • вычитать
    • разместить

    Не компануйте разные задачи в один пункт, даже если помимо работы с текстом есть дополнительные задачи.

  2. Напишите пункты в утвердительной или повелительной формеФормат зависит от вида чек-листа: Do-confirm (сделай и проверь) или read-do (прочитай и сделай). Пример сделай и проверь:
    • заказал буклеты
    • забрал
    • раздал промоутерам

    Пример прочитай и сделай:

    • закажи буклеты
    • забери
    • раздай промоутерам
  3. Постарайтесь вместить весь цикл в 20 пунктовЕсли нужно больше пунктов, значит, задача сложная и многосоставная, разбейте ее на мелкие подзадачи и для каждой из них сделайте свой чек-лист.
  4. Оформляйте чек-лист лаконично.2-5 слов на один пункт.
  5. Выстраивайте логичную последовательностьНа упрощенном примере:
    • взял бутылку с лимонадом из холодильника
    • открыл
    • выпил

     

  6. Не делайте чек-лист слишком развернутымМожно указать основные моменты, для крупных задач лучше создавать свои чек-листы.
  7. Сложные чек-листы оформляйте цветомДля одной важной задачи свой цвет.сделал буклеты:
    • нашел, у кого заказать
    • заказал
    • согласовал
    • забрал

    раздал промоутерам:

    • отдал Даше
    • отдал Сергею
    • отдал Ване

    Так чек-лист становится более понятным и логичным.

  8. Дополните чек-лист срокамиТак выполнение задач будет точно попадать в дедлайны.
  9. Сделайте чек-лист в виде таблицы, так он будет более наглядным Чек-лист: что это такое, какие виды бывают, как его составить, оформить и вести

Чек-листы могут использовать при решении любых задач: бытовых или рабочих.

Область применения

В быту:

  1. Чек-лист для сборов в отпуск (что взять и ничего не забыть):нашел место:
    • купил билеты
    • забронировал номер
    • забронировал транспорт

    собрал вещи:

    • документы
    • личные принадлежности
    • плейер
    • 3 майки
    • плавки
  2. Чек-лист для ежедневного выхода из дома:
    • кошелек
    • ключи от квартиры
    • ключи от машины
    • паспорт
    • визитница
    • гарнитура
    • телефон/плейер
  3. Порядок действий по установки приложений:
    • скачать приложение
    • запустить установочный файл двойным кликом мыши
    • выбрать папку для установки
    • нажать на кнопку установить

    Подобный чек-лист очень актуально использовать для обучения пожилых родителей использованию компьютера. Желательно подкрепить его изображениями. Используя чек-листы в быту вы станете более организованным.

На работе:

  1. Проверить доставку
    • открыть CRM
    • посмотреть заказы в обработке
    • посмотреть доставленные
    • сделать сводную таблицу по эффективности и скорости доставки.
  2. Проверить работу подрядчиков:
    • проверить почту
    • найти письмо от SEO-шника
    • посмотреть отчет
    • проверить метрику на посещаемость
    • дать обратную связь
    • оплатить работу

Примеры для жизни и работы:

  1. Перечень ошибокПравила наоборот для проверки выполнения работы. Такой перечень поможет вспомнить о часто встречающихся ошибках. Его можно использовать для проверки работы подрядчиков.
  2. ЛайфхакиПолезно использовать и в работе, и дома. Список приемов можно расширять, а заглядывая в такой чек-лист, вы будете черпать вдохновение, ничего не забудете и будете выполнять работу по дому или в офисе быстрее и качественнее.
  3. Список критериевАктуально использовать при выборе какого-то продукта или услуги. Этот чек-лист поможет при общении с менеджером по продажам, вы найдете лучший продукт, отвечающий важнейшим запросам.

Назначение чек-листов

Чек-листы применяются для трех целей:

  1. Руководство к действию Когда задача многосоставная и для ее достижения нужно выполнить несколько действий, чек-лист становится незаменимым инструментом, который помогает сконцентрироваться и ничего не забыть. Такие инструкции создаются для пошагового выполнения какого-то процесса, состоящего из нескольких пунктов.Бытовые примеры:
    • рецепт на клочке бумаги на кухне – чек-лист
    • инструкция по сборке мебели – тоже чек-лист
  2. Средство контроля Когда нужно отследить выполнение каких-либо действий. В таких чек-листах последовательность, как правило, не имеет никакого значения. А вот сами пункты помогают ничего не забыть. Простой пример такого чек-листа – список покупок.
  3. Инструмент мотивации Любой чек-лист – это инструмент, который разбивает большую глобальную задачу на множество мелких. Говорят, большого слона нужно есть по кусочкам. Список задач – те самые кусочки.С чек-листом пропадает страх перед глобальной задачей, подходит к ее разрешению легче, это не вызывает негатива.

Ситуативное использование

Чек-листы пригодятся для:

  1. Выполнения комплексных задач. Это самые распространенные чек-листы. Применяются для описания шагов ведущих к достижению главной цели
  2. Экстренных мер. Такие списки мероприятий используются в экстремальных ситуациях. Например, в авиации у пилотов есть чек-листы на разные случаи, в том числе критические: отказ одного из двигателей, заход на второй круг для посадки
  3. Координации работы большой команды. Когда нужно объединить команду из незнакомых людей, например фрилансеров, для них актуально составить такой чек-лист. Каждый будет знать на каком этапе работ ему нужно вступать и что делать
  4. Срочных действий. Когда дедлайн поджимает, To-Do листы становятся незаменимыми. Расстановка сроков на каждую задачу поможет не пропустить срок

Любой чек-лист полезен, особенно в тех случаях, когда задач непочатый край и нужно избавить себя от лишних мыслей. Последовательный список задач освободит оперативную память мозга для более важных задач.

Преимущества использования

Используя чек-листы, вы:

  1. Повысите производительность труда. Вам не придется держать в голове второстепенные детали. Все задачи уже закреплены в чек-листе, нужно просто следовать привычному алгоритму действий, проверяя каждое действие
  2. Снизите количество ошибок в работе. Двигаясь по плану, риски совершить ошибку минимальны. Они есть, но вероятность такого допущения значительно ниже, чем при работе без чек-листа
  3. Будете легче передавать задачи сотрудникам. Можно делегировать целый пласт работ: просто скопируйте несколько пунктов в чек-листе и отдайте готовое техническое задание члену команды
  4. Станете более дисциплинированным работником. Дисциплина, по своей сути, – регулярные действия, которые приносят результат. Чек-лист – тот самый алгоритм, который выработает порядок в делах
  5. Упростите контроль выполнения задач. С четким алгоритмом проверять любую работу легко

Автоматизация и алгоритмизация рабочих процессов – путь к повышению эффективности и качества выполнения работ.

Чек-листы – полезный инструмент для любого человека в быту и на работе. Они упрощают работу, помогают систематизировать процессы и не забыть о важном. Берите на вооружение полезные техники и учитесь применять. Увидите, через несколько недель, без чек-листов жизнь будет не та.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector